Aktivitäten

Eine Aktivität dokumentiert eine Arbeit, die an einem bestimmten Gerät ausgeführt wurde oder ausgeführt werden soll — von der Inbetriebnahme über Wartungen und sicherheitstechnische Kontrollen bis zu Instandsetzungen und der Verschrottung. Aktivitäten gehören immer zu genau einem Gerät und bilden dessen Lebenslauf ab.

Wo Sie Aktivitäten finden

Aktivitäten haben keinen eigenen Menüpunkt. Sie öffnen sie über das Gerät: In der Detailansicht eines Geräts — siehe Geräte — führt das Symbol Aktivitäten in der Kopfzeile zur Aktivitätenliste. Die kleine Zahl am Symbol zeigt, wie viele Aktivitäten noch nicht abgeschlossen oder abgebrochen sind.

Die Aktivitätenliste am Gerät

Die Liste zeigt alle Aktivitäten des Geräts, die neuste zuoberst. Sortiert wird nach dem Datum im Feld Von; Aktivitäten ohne dieses Datum stehen am Schluss.

Spalte	Inhalt
Aufgabe	Der Aufgabentyp der Aktivität, zum Beispiel „Wartung extern"
Start	Das Datum aus dem Feld Von
Status	Bearbeitungsstand der Aktivität

Sind einer Aktivität Dateien beigelegt, erscheint neben der Aufgabe ein kleines Feld mit deren Anzahl. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Aktivität. Über die Schaltfläche mit dem Pluszeichen unten rechts legen Sie eine Neue Aktivität an; sie erscheint nur, wenn Sie Schreibberechtigung besitzen — siehe Berechtigungen.

Eine Aktivität erfassen

Das Formular ist in vier Bereiche gegliedert.

Allgemein

Status und Aufgabentyp sind Pflichtfelder; ohne sie lässt sich die Aktivität nicht speichern. Bei einer neuen Aktivität ist der Status für offene Arbeiten bereits vorbelegt, der Aufgabentyp muss bewusst gewählt werden.

Die Auswahllisten werden zentral gepflegt. Der Aufgabentyp unterscheidet unter anderem Inbetriebnahme, Wartung intern und extern, Instandsetzung intern und extern, Validierung, Mutation der Stammdaten, Verschrottungsempfehlung und Verschrottung. Ergänzend erfassen Sie Kunde und Firma (beides mit Vorschlagsliste), eine Externe Referenz — etwa die Nummer eines Tickets aus Ihrem Ticketsystem — sowie Preis 1 und Preis 2 für die Kosten der Arbeit.

Dauer

Feld	Bedeutung
Aufgebot / Vereinbarter Termin	Datum und Uhrzeit des vereinbarten Einsatzes
Von	Beginn der Arbeit; bei einer neuen Aktivität mit dem heutigen Datum vorbelegt
Bis	Abschluss der Arbeit
Erfasste Zeit (Minuten)	Aufgewendete Zeit
Anzahl Fahrten	Zahl der Anfahrten
Kommentar	Freitext zum Verlauf

Beschreibung

Grund und Ursache nehmen als Freitext auf, weshalb die Arbeit nötig wurde und was der Befund war.

Optionen

Der Bereich Optionen enthält Merkmale, die Sie ankreuzen. Die wichtigste davon ist Wartung fortschreiben.

Wie eine Wartung die Fälligkeit fortschreibt

Hier liegt der zentrale Zusammenhang zwischen Aktivitäten und der Wartungsübersicht: Das Datum Nächste Wartung eines Geräts wird nicht von Hand gepflegt, sondern aus den Aktivitäten berechnet. Massgebend ist die jüngste Aktivität des Geräts, die beide Bedingungen erfüllt:

1. die Option Wartung fortschreiben ist angekreuzt, und
2. die Aktivität steht auf dem Status für erledigte Arbeiten.

Zu deren Datum im Feld Bis wird das Wartungsintervall (Monate) des zugehörigen Modells addiert. Das Ergebnis ist die neue Fälligkeit, aus der sich auch der Wartungsstatus des Geräts ergibt.

Automatisches Ankreuzen

Wählen Sie als Aufgabentyp „Wartung extern" oder „Wartung intern", wird die Option Wartung fortschreiben automatisch gesetzt. Sie können sie wieder abwählen, wenn die Arbeit die Fälligkeit ausdrücklich nicht fortschreiben soll — etwa bei einer abgebrochenen Wartung.

Ohne Abschluss keine Fortschreibung

Solange die Aktivität nicht auf dem Status für erledigte Arbeiten steht oder das Feld Bis leer bleibt, ändert sich die Fälligkeit des Geräts nicht. Das Gerät bleibt in der Wartungsübersicht als überfällig stehen. Prüfen Sie deshalb beim Abschluss einer Wartung immer Status, Bis und die Option Wartung fortschreiben.

Fehlt am Modell ein Wartungsintervall (Monate), lässt sich keine Fälligkeit berechnen. Ergänzen Sie das Intervall in diesem Fall am Modell — siehe Modelle.

Aufgebot und vereinbarter Termin

Eine Aktivität mit dem Aufgabentyp „Wartung extern" oder „Wartung intern", die auf dem Status für beauftragte Arbeiten steht, kennzeichnet das Gerät in der Wartungsübersicht als Aufgeboten. Das dort angezeigte Datum stammt aus dem Feld Aufgebot / Vereinbarter Termin. So ist geräteübergreifend sichtbar, für welche fälligen Geräte bereits ein Einsatz vereinbart ist.

Messungen

Prüfungen, die an einem Prüfgerät durchgeführt und nach IMTrack importiert wurden, lassen sich der Aktivität zuordnen, die die Arbeit dokumentiert. Der Abschnitt Messungen erscheint nur mit der Rolle Messungen; ohne diese Rolle fehlt er in der Aktivität ganz. Der Abschnitt einer gespeicherten Aktivität führt die zugeordneten Prüfungen auf — je Eintrag die Prüfzeit als Link zur Messung, das Ergebnis als farbiges Feld sowie Kennung und Norm. Das Symbol Lösen hebt eine Zuordnung auf; die Messung selbst bleibt erhalten.

Mit Messung anhängen ordnen Sie eine weitere Prüfung zu. Der Dialog ist beim Öffnen auf die Inventarnummer des Geräts vorgefiltert; über das Suchfeld lässt sich diese Vorauswahl aufheben und über den gesamten Bestand suchen — Einzelheiten dazu im Kapitel Messungen. Die Schaltfläche erscheint zusätzlich nur mit Schreibberechtigung.

Wie Prüfungen nach IMTrack kommen und was auf der Detailseite einer Messung steht, beschreibt das Kapitel Messungen.

Erst speichern, dann verknüpfen

Wie bei den Anhängen erscheint der Abschnitt Messungen erst, wenn die Aktivität gespeichert ist — vorher gibt es nichts, woran sich eine Messung hängen liesse.

Protokolle

Zu einer gespeicherten Aktivität lassen sich Protokolle erzeugen, etwa Prüf-, Übergabe- oder Freigabeprotokolle. In der Kopfzeile der Aktivität öffnet die Schaltfläche Protokolle eine Liste der verfügbaren Vorlagen. Jede Vorlage ist als Mitgeliefert, Global oder Modellspezifisch gekennzeichnet:

Kennzeichnung	Bedeutung
Mitgeliefert	Vorlage, die IMTrack von Haus aus mitbringt — ohne Einrichtungsschritt für jedes Gerät verfügbar
Global	Eigene Vorlage Ihrer Organisation, verfügbar für alle Geräte
Modellspezifisch	Eigene Vorlage, die nur für Geräte des betreffenden Modells gilt

Massgebend ist der Dateiname der Vorlage: Trägt eine eigene Vorlage denselben Dateinamen wie eine mitgelieferte, erscheint in der Liste nur noch die eigene; eine modellspezifische Vorlage geht wiederum einer globalen vor. Eine mitgelieferte Vorlage lässt sich so ersetzen, aber nicht aus der Liste entfernen.

Nach der Auswahl öffnet sich die Vorschau mit dem fertig ausgefüllten Dokument; im Kopf steht der Name der gewählten Vorlage. Das Dokument erscheint immer schwarz auf weiss, unabhängig davon, ob Ihre Anwendung gerade im dunklen oder hellen Erscheinungsbild läuft. Die Vorschau bietet drei Aktionen:

Aktion	Wirkung
Drucken	Öffnet über das Druckersymbol den Druckdialog des Browsers mit dem Protokoll
Als PDF	Lädt das Protokoll als PDF-Datei herunter. Der Dateiname besteht aus dem Dateinamen der Vorlage, der Referenznummer der Aktivität und dem Tag, an dem das Dokument erzeugt wurde, etwa secutest-pruefbericht-4711-20260904.pdf. Der Tag wird in Weltzeit (UTC) gebildet; ein spät abends erzeugtes Dokument trägt deshalb das Datum des Folgetags
Als Anhang ablegen	Legt dieselbe PDF-Datei als Anhang der Aktivität ab, gekennzeichnet mit dem Label, das die Vorlage vorgibt (beim mitgelieferten SECUTEST-Prüfbericht Wartungsprotokoll), sofern es dieses Label in Ihrer Installation gibt — fehlt es, wird das Protokoll ohne Label abgelegt, die Administration kann es unter den Anhangstypen ergänzen. Bestätigt mit Protokoll als Anhang abgelegt und schliesst die Vorschau; schlägt das Ablegen fehl, bleibt sie offen

Als Anhang ablegen erscheint nur mit Schreibberechtigung; Als PDF und Drucken funktionieren auch ohne. Jeder Aufruf von Als Anhang ablegen legt ein weiteres Dokument ab — ein bestehendes wird nie ersetzt, auch nicht bei gleicher Vorlage und gleichem Tag. Ein nicht mehr benötigtes Protokoll entfernen Sie wie jeden anderen Anhang, siehe Anhänge. Als Anhang abgelegt, lässt sich das Protokoll dort auch anmerken und unterschreiben, siehe Anmerken und Sperren.

Ist das erzeugte Protokoll zu umfangreich für ein PDF oder dauert das Erzeugen zu lange, weist IMTrack den Vorgang mit einer entsprechenden Meldung ab; die dabei geltenden Grenzen legt der Betrieb fest. Sind gerade mehrere Protokolle gleichzeitig in Arbeit, meldet IMTrack Der Server ist gerade ausgelastet — versuchen Sie es in ein paar Sekunden erneut. Über das Kreuz Schliessen verlassen Sie die Vorschau. Die eigenen Vorlagen werden zentral bereitgestellt; eine neu abgelegte oder geänderte Vorlage steht erst nach einem Neustart der Anwendung zur Auswahl. Der in der Liste angezeigte Name einer Vorlage stammt aus deren Titel.

Der mitgelieferte Prüfbericht

Die mitgelieferte Vorlage Prüfbericht (SECUTEST) ist ein Prüfbericht im Aufbau des Berichts, den die Software des Prüfgeräts druckt: Kopf mit Auftraggeber und Auftragnehmer, dann Prüfobjekt, Standort, die einzelnen Prüfschritte samt Sichtprüfung, die eingesetzten Prüfgeräte und schliesslich Ergebnis, Intervall, Datum der nächsten Prüfung und Unterschriftenfeld.

Die Messwerte darin stammen aus der jüngsten Messung, die mit dieser Aktivität verknüpft ist; sind mehrere verknüpft, weist der Bericht das am Fuss aus und nennt die Zahl. Ist der Aktivität keine Messung zugeordnet, erscheint anstelle der Tabellen der Hinweis, dass keine Messung verknüpft ist und Prüfschritte, Prüfgeräte und Ergebnis deshalb leer bleiben. Verknüpfen Sie in diesem Fall zuerst die Messung — siehe Messungen — und öffnen Sie das Protokoll danach erneut.

Eigene Vorlagen können dieselben Messwerte ausgeben; sprechen Sie das mit der Stelle ab, die die Vorlagen bereitstellt.

Anhänge

An jede gespeicherte Aktivität können Sie Dateien anhängen — etwa Serviceberichte, Fotos oder Messprotokolle. Die Schaltfläche Anhänge anzeigen in der Kopfzeile öffnet den Anhangsbereich. Einzelheiten dazu im Kapitel Anhänge.

Bearbeiten und löschen

Eine bestehende Aktivität öffnen Sie mit einem Klick auf die Zeile in der Aktivitätenliste. Zum Ändern und Speichern benötigen Sie Schreibberechtigung; ohne sie sind die Felder gesperrt.

Löschen setzt eine eigene Löschberechtigung voraus und wird vorher abgefragt; der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. Die Anhänge der Aktivität werden dabei mitgelöscht; eine Datei, die zusätzlich am Gerät, an einem Modell, an einem Wartungsvertrag oder an einer weiteren Aktivität hängt, bleibt dort erhalten.

Löschen wirkt auf die Fälligkeit zurück

Löschen Sie die Aktivität, aus der die letzte Wartung hervorgeht, entfällt diese Grundlage für die Berechnung. Das Gerät erhält daraufhin die Fälligkeit aus der nächstälteren fortschreibenden Aktivität — oder gar keine mehr.