Verträge¶

Unter Verträge verwalten Sie die Service-, Wartungs- und Vollserviceverträge, die Sie mit Ihren Lieferanten abgeschlossen haben. Jeder Vertrag hält Vertragspartner, Laufzeit, Kosten und Ansprechpartner fest — und vor allem, welche Geräte durch ihn abgedeckt sind.

Vertragsliste¶

Über den Menüpunkt Verträge öffnen Sie die Liste aller erfassten Verträge. Sie zeigt folgende Spalten:

Spalte	Inhalt
Name	Bezeichnung des Vertrags
Vertragsart	z. B. Service, Voll-Service, Wartung
Status	Aktiv, Gekündigt, Beendet oder Abgelöst
Lieferant	Vertragspartner
Startdatum	Beginn der Laufzeit
Enddatum	Ende der Laufzeit
Preis	Vertragskosten in CHF

Auf schmalen Bildschirmen werden Startdatum, Enddatum und Preis ausgeblendet; die Liste erscheint dort als Kartenansicht. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Vertrag.

Suchen, filtern und sortieren¶

Das Suchfeld Suche nach Name, Vertragsnummer... durchsucht Vertragsnamen und Vertragsnummern. Die Suche startet automatisch, kurz nachdem Sie mit dem Tippen aufhören.
Über den Filter Status wählen Sie einen oder mehrere Status aus, etwa nur Aktiv. Ihre Auswahl bleibt für Ihre nächsten Besuche erhalten, bis Sie sie zurücksetzen.
Die Liste ist nach Name sortiert. Weitere Einträge werden beim Scrollen automatisch nachgeladen; unterhalb der Liste sehen Sie, wie viele Verträge angezeigt werden.

Vertrag anlegen und bearbeiten¶

Mit Neuer Vertrag legen Sie einen Vertrag an, ein Klick auf einen bestehenden Eintrag öffnet ihn zum Bearbeiten. Das Formular ist in Abschnitte gegliedert:

Abschnitt	Felder
Grunddaten	Vertragsname, Lieferanten-Vertragsnummer, Interne Vertragsnummer, Bemerkungen
Vertragsdetails	Vertragsart, Status, Laufzeit (Monate), Kündigungsfrist (Monate)
Laufzeit	Startdatum, Enddatum
Preisgestaltung	Preis (CHF)
Organisation	Lieferant, Kostenstelle
Kontakte	Interner Kontakt, Externer Kontakt
Optionen	Auswahlkästchen für vereinbarte Konditionen, etwa eine automatische Verlängerung oder eine Preisanpassungsklausel

Einziges Pflichtfeld ist der Vertragsname; er muss eindeutig sein, ein bereits vergebener Name wird beim Speichern abgewiesen. Lieferant, Kostenstelle, Interner Kontakt und Externer Kontakt sind Suchfelder — tippen Sie einige Zeichen ein und wählen Sie den passenden Eintrag aus der Vorschlagsliste.

Laufzeit und Kündigungsfrist

Startdatum und Enddatum beschreiben die konkrete Laufzeit, Laufzeit (Monate) die vereinbarte Vertragsdauer und Kündigungsfrist (Monate) die Frist, die Sie vor einer Kündigung einhalten müssen. Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.

Zu jedem gespeicherten Vertrag können Sie Dokumente wie den unterzeichneten Vertrag oder Leistungsbeschreibungen hinterlegen — siehe Anhänge. Hinweise zum Umgang mit Formularen und ungespeicherten Änderungen finden Sie unter Formulare und Eingabehilfen.

Geräte am Vertrag¶

Auf jedem gespeicherten Vertrag finden Sie den Abschnitt Zugehörige Geräte mit den ersten Einträgen und der Gesamtzahl. Über Alle Geräte anzeigen oder über das Geräte-Symbol in der Kopfzeile — es trägt die Anzahl zugeordneter Geräte als Zähler — gelangen Sie zur vollständigen Ansicht. Diese listet alle zugeordneten Geräte mit Inventarnummer, Modell, Seriennummer, Status und Standort; ein Klick auf eine Zeile öffnet das Gerät.

Gerät zuordnen¶

Die Zuordnung erfolgt am Gerät: Öffnen Sie das Gerät, wählen Sie im Abschnitt Finanzen im Feld Wartungsvertrag den gewünschten Vertrag aus und speichern Sie. Ergänzend können Sie dort im Feld Vertragspreis den auf dieses Gerät entfallenden Anteil erfassen. Ein Gerät ist immer höchstens einem Wartungsvertrag zugeordnet. Mehr dazu unter Geräte.

Mehrere Geräte auf einmal

In der Vertragsansicht werden Geräte einzeln bearbeitet, und es gibt dort keine eigene Suche. Wenn Sie gezielt nach Geräten suchen oder viele Geräte durchgehen möchten, arbeiten Sie in der Geräteliste mit deren Suche und Filtern und setzen Sie den Wartungsvertrag je Gerät.

Gerät entfernen¶

In der Geräteliste des Vertrags entfernen Sie ein Gerät über Vom Vertrag entfernen und bestätigen die Rückfrage. Das Gerät selbst bleibt bestehen — nur die Verbindung zum Vertrag wird gelöst.

Nachfolgevertrag¶

Läuft ein Vertrag aus und wird er durch einen neuen ersetzt — etwa bei einer Verlängerung zu geänderten Preisen —, legen Sie statt eines losgelösten neuen Vertrags einen Nachfolgevertrag an. So bleibt die Vertragskette nachvollziehbar: Sie sehen später, welcher Vertrag welchen abgelöst hat, und die Geräte wandern in einem Schritt mit.

So gehen Sie vor:

Öffnen Sie den auslaufenden Vertrag und wählen Sie Nachfolger erstellen.
Es öffnet sich ein neues Vertragsformular, in das Vertragsart, Lieferant, Kostenstelle, interner und externer Kontakt sowie die Bemerkungen des Vorgängers bereits übernommen sind. Vergeben Sie einen neuen, eindeutigen Vertragsnamen und erfassen Sie die neuen Vertragsnummern, die Laufzeit und den Preis.
Das Auswahlkästchen Geräte zum Nachfolgevertrag übertragen ist vorausgewählt. Lassen Sie es gesetzt, wenn alle Geräte des Vorgängers künftig über den neuen Vertrag laufen sollen. Entfernen Sie den Haken, wenn Sie die Geräte einzeln zuordnen möchten.
Speichern Sie.

Beim Speichern geschieht dreierlei: Der neue Vertrag wird angelegt und dauerhaft mit seinem Vorgänger verknüpft, alle Geräte des Vorgängers werden — sofern gewählt — auf den neuen Vertrag umgehängt, und der Vorgänger erhält den Status Abgelöst. Im Nachfolgevertrag weist ein Hinweis oben auf der Seite den Vorgängervertrag aus; mit Öffnen springen Sie direkt dorthin.

Die Übertragung lässt sich nicht per Klick zurücknehmen

Wurden die Geräte übertragen, hängen sie am neuen Vertrag. Möchten Sie das rückgängig machen, müssen Sie die Geräte einzeln wieder dem alten Vertrag zuordnen und dessen Status von Hand anpassen. Prüfen Sie das Auswahlkästchen deshalb vor dem Speichern.

Status und Laufzeit¶

Der Status eines Vertrags wird im Feld Status geführt:

Status	Bedeutung
Aktiv	Vertrag ist in Kraft und gültig
Gekündigt	Vertrag wurde gekündigt, läuft aber gegebenenfalls noch
Beendet	Vertrag ist regulär ausgelaufen
Abgelöst	Vertrag wurde durch einen Nachfolgevertrag ersetzt

Der Status wird gepflegt, nicht gerechnet

IMTrack leitet den Status nicht automatisch aus Start- und Enddatum ab. Ein abgelaufenes Enddatum ändert den Status also nicht von selbst. Einzige Ausnahme ist der Vorgänger eines Nachfolgevertrags: Er wird beim Anlegen der Nachfolge automatisch auf Abgelöst gesetzt. Setzen Sie ausgelaufene Verträge daher bewusst auf Beendet — davon hängt ab, ob die zugehörigen Geräte als vertraglich abgedeckt gelten.

Wo Sie den Status sehen:

In der Vertragsliste in der Spalte Status; aktive Verträge sind farblich hervorgehoben. Über den Statusfilter blenden Sie beendete und abgelöste Verträge aus.
Am Gerät im Abschnitt Finanzen über das Feld Wartungsvertrag, von dem aus Sie den Vertrag direkt öffnen können.
In der Wartungsübersicht als Kennzeichnung Vertrag beziehungsweise Kein Vertrag in der Spalte Wartung. Als Vertrag gilt nur ein Gerät, dessen Wartungsvertrag den Status Aktiv trägt; bei gekündigten, beendeten oder abgelösten Verträgen erscheint Kein Vertrag — siehe Wartung.

Vertrag löschen¶

Zum Löschen öffnen Sie den Vertrag und wählen Löschen; die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Zugeordnete Geräte bleiben erhalten — sie verlieren lediglich ihren Wartungsvertrag und gelten damit in der Wartungsübersicht als Kein Vertrag. Verweist ein Nachfolgevertrag auf den gelöschten Vertrag, entfällt dieser Verweis und die Vertragskette ist unterbrochen. Angehängte Dokumente sind über den gelöschten Vertrag nicht mehr erreichbar.

Löschen oder Status ändern?

Löschen Sie nur Verträge, die versehentlich erfasst wurden. Für Verträge, die tatsächlich gelaufen sind, ist der Status Beendet oder Abgelöst die bessere Wahl: Die Historie bleibt erhalten, und die Geräte behalten ihre nachvollziehbare Zuordnung.

Berechtigungen¶

Zum Ansehen von Verträgen und ihren Geräten benötigen Sie Leserechte. Verträge anlegen, bearbeiten, Nachfolger erstellen, Geräte vom Vertrag entfernen und Verträge löschen können nur Personen mit Schreibrechten; ohne diese Rechte werden die entsprechenden Schaltflächen nicht angeboten. Siehe Berechtigungen.