Anhänge

An IMTrack-Datensätze lassen sich Dateien hängen: Bedienungsanleitungen, Serviceberichte, Prüfprotokolle, Lieferscheine, Konformitätserklärungen oder Fotos vom Aufstellungsort. Dieses Kapitel beschreibt, wo Anhänge möglich sind, wie Sie sie hochladen, ansehen und wieder entfernen.

Wo Anhänge möglich sind

Anhänge können an vier Datensatzarten geführt werden:

Datensatz	Typischer Inhalt
Gerät	Serviceberichte, Prüfprotokolle, Fotos, Lieferscheine des Exemplars
Modell	Bedienungsanleitungen, Datenblätter, Schulungsunterlagen der Baureihe
Vertrag	Vertragsdokumente, Offerten, Korrespondenz
Aktivität	Nachweise zum einzelnen Vorgang, z. B. Fotos oder Berichte

Dokumente, die für eine ganze Baureihe gelten, gehören an das Modell, nicht an jedes einzelne Gerät — so pflegen Sie eine Anleitung einmal statt hundertmal.

Messwerte gehören nicht in einen Anhang

Prüfprotokolle als PDF oder Foto bleiben selbstverständlich möglich. Die Prüfungen eines Prüfgeräts übernehmen Sie aber besser als Datei-Import unter Messungen: Die einzelnen Prüfschritte sind dann auswertbar, und der mitgelieferte Prüfbericht der Aktivität füllt sich daraus.

Erst speichern, dann anhängen

Anhänge lassen sich erst hinzufügen, wenn der Datensatz gespeichert ist. In einem noch nicht gespeicherten neuen Gerät, Modell, Vertrag oder in einer neuen Aktivität ist der Anhangsbereich deshalb nicht verfügbar.

Den Anhangsbereich öffnen

Im Detail eines Datensatzes öffnen und schliessen Sie den Anhangsbereich über die Schaltfläche mit dem Auge-Symbol in der Kopfzeile; ihre Beschriftung wechselt zwischen Anhänge anzeigen und Anhänge ausblenden. Die kleine Zahl daneben nennt die Anzahl vorhandener Anhänge.

Auf breiten Bildschirmen erscheint der Bereich als Spalte rechts neben dem Formular. Die Trennlinie zwischen Formular und Anhängen lässt sich mit der Maus verschieben, wenn Sie mehr Platz für die Vorschau brauchen. Auf schmalen Bildschirmen öffnet sich der Bereich stattdessen als Vollbild-Fenster.

Anhang hochladen

Es gibt zwei Wege:

• Ziehen und ablegen: Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien aus dem Dateimanager auf den Anhangsbereich. Sobald Sie ihn erreichen, erscheint die Markierung Dateien hier ablegen.
• Auswählen: Klicken Sie auf das Plus-Symbol Datei hinzufügen in der Kopfzeile des Bereichs. Ist noch kein Anhang vorhanden, genügt ein Klick auf den Hinweis Dateien hierher ziehen oder klicken. Im Dateidialog können Sie mehrere Dateien gleichzeitig markieren.

Die Übertragung läuft im Hintergrund: Jede Datei erscheint sofort als eigener Eintrag mit ihrem Namen und dem Hinweis Wird hochgeladen…, und die Zahl am Plus-Symbol zeigt, wie viele Übertragungen gerade laufen. Sie können weitere Dateien auswählen oder im Formular weiterarbeiten, während hochgeladen wird. Fertige Dateien rücken automatisch in die Liste der Anhänge.

Fehlgeschlagene Übertragung wiederholen

Schlägt eine Datei fehl, bleibt ihr Eintrag mit dem Hinweis Fehler beim Hochladen stehen. Über Erneut versuchen starten Sie dieselbe Datei noch einmal, über Schliessen entfernen Sie den Eintrag aus der Liste. Die übrigen Dateien sind davon nicht betroffen.

Grenzen für Dateien

Grenze	Wert
Maximale Dateigrösse	200 MB pro Datei (Standardwert)
Leere Dateien	Werden abgewiesen

Die Dateigrösse ist einstellbar

Die 200 MB sind der Standardwert. Ihre Systembetreuung kann die Grenze für Ihre Installation nach oben oder unten setzen; die Meldung, die Sie beim Überschreiten sehen, nennt die geltende Höchstgrösse. Auch die Liste der zugelassenen Dateiarten unten ist eine Voreinstellung, die die Systembetreuung anpassen kann. Fragen Sie dort nach, wenn Sie regelmässig grössere oder andere Dateien ablegen müssen.

Zugelassen sind die folgenden Dateiarten:

Kategorie	Formate
Dokumente	PDF, Word, OpenDocument-Text, PowerPoint
Tabellen	Excel, OpenDocument-Tabelle, CSV
Bilder	JPEG, PNG, GIF, TIFF, HEIC/HEIF
Text und Daten	Text, XML
E-Mail	EML, MSG
Archive	ZIP

Die Endung allein entscheidet nicht

IMTrack prüft beim Hochladen den tatsächlichen Inhalt der Datei, nicht nur ihre Endung. Eine Datei umzubenennen hilft deshalb nicht, wenn ihr Format nicht zugelassen ist.

Anhänge ansehen und herunterladen

Jeder Anhang erscheint als Kachel mit Dateiname und Dateigrösse. Bilder werden als Vorschaubild dargestellt, PDF-Dateien direkt in der Kachel angezeigt, alle übrigen Formate mit einem Symbol für ihre Dateiart und dem Hinweis Vorschau, sofern eine Vorschau möglich ist.

Ein Klick auf die Kachel öffnet die Vollbildansicht. Darin lassen sich Bilder, PDF-Dateien, Word-Dokumente, Tabellen, Text- und XML-Dateien sowie E-Mails anzeigen. Für Formate ohne Vorschau erscheint der Hinweis Für diesen Dateityp bitte herunterladen. Die Vollbildansicht schliessen Sie mit der Escape-Taste oder über das Schliessen-Symbol.

Zum Speichern auf dem eigenen Rechner dient das Symbol Herunterladen — sowohl in der Kachel als auch in der Vollbildansicht.

Zusatzangaben bei Fotos

Enthält ein Foto Aufnahmedaten, zeigt IMTrack sie als kleine Markierungen an: Aufnahmedatum, Kamera und Bildgrösse. Sind Koordinaten hinterlegt, wird zusätzlich der ermittelte Ort angezeigt; ein Klick darauf öffnet die Karte in einem neuen Fenster. Solange die Adresse gesucht wird, steht dort Adresse wird ermittelt…; bleibt sie unbekannt, Adresse konnte nicht ermittelt werden.

Anmerken und Sperren

Bei Anhängen vom Typ PDF steht mit Schreibberechtigung zusätzlich die Aktion Anmerken zur Verfügung — in der Kopfzeile der Vorschau ebenso wie über die Schaltfläche Anmerken (Symbol mit Schriftzug) auf der Kachel des Anhangs. Beide öffnen das Dokument ganzseitig zum Anmerken.

Werkzeuge

In der Werkzeugleiste stehen:

Werkzeug	Wirkung
Stift	Zeichnet Anmerkungen in den Farben Schwarz, Blau oder Rot
Strichstärke	Dünn oder Mittel
Radierer	Entfernt Anmerkungen, die noch nicht gesperrt sind
Rückgängig	Macht den letzten Schritt rückgängig
Vergrössern, Verkleinern, Einpassen	Steuern die Ansicht des Dokuments

Auf einem Tablet zeichnet der Stift — etwa ein Apple Pencil —, während ein Finger blättert und zoomt; am PC übernimmt die Maus das Zeichnen. Eine Unterschrift ist technisch nichts anderes als eine mit dem Stift gezeichnete Anmerkung.

Speichern

Anmerkungen werden automatisch gespeichert — kurz nach dem letzten Strich und beim Schliessen des Dokuments. Den Zustand zeigt die Werkzeugleiste laufend an: Gespeichert, Nicht gespeichert oder Wird gespeichert…, bei Problemen ausserdem Konflikt, Zu viele Striche oder Fehler.

Lässt sich beim Schliessen nicht speichern, bleibt das Fenster offen und meldet Die Anmerkungen sind noch nicht gespeichert — das Fenster bleibt offen, damit nichts verloren geht. Über Ohne Speichern schliessen verlassen Sie das Dokument trotzdem; IMTrack fragt vorher nach, und die noch nicht gespeicherten Striche gehen dann verloren.

Auch die Anmerkungen selbst haben eine Grenze. Wird sie erreicht, meldet die Werkzeugleiste Zu viele Striche; entfernen Sie dann einige Striche oder sperren Sie die bisherigen — nach dem Sperren beginnt die Zählung von vorn.

Konflikt: gleichzeitig bearbeitet

Merkt jemand anderes dasselbe Dokument gleichzeitig an, holt IMTrack die fremden Anmerkungen, legt Ihre eigenen darüber und speichert von selbst noch einmal; Sie sehen dann nur den Hinweis Von jemand anderem geändert — die fremden Anmerkungen wurden übernommen. Klappt auch dieser Versuch nicht, zeigt die Werkzeugleiste Konflikt — Ihre Striche sind dann noch nicht auf dem Server. Über Erneut speichern schreiben Sie sie hin; dieselbe Schaltfläche erscheint auch im Zustand Fehler.

Sperren

Sperren übernimmt die vorhandenen Anmerkungen fest ins PDF. Die Schaltfläche ist nur anwählbar, solange ungesperrte Anmerkungen vorliegen. Vorher fragt IMTrack nach: Die Anmerkungen werden fest ins PDF übernommen und lassen sich danach nicht mehr entfernen. Weiter anmerken bleibt möglich. IMTrack speichert die Anmerkungen zuvor; scheitert das, erscheint Zuerst speichern — die Anmerkungen sind noch nicht gesichert. und es wird nichts ins PDF übernommen.

Nach dem Sperren sind die Anmerkungen Teil des Dokuments — auch beim Herunterladen und Drucken — und lassen sich nicht mehr radieren. Weitere Anmerkungen bleiben danach möglich; ein erneutes Sperren übernimmt auch diese fest. Einen eigenen „gesperrt“-Zustand gibt es nicht: Das Dokument ersetzt sich mit jedem Sperren selbst.

Sperren lässt sich nicht rückgängig machen

Beim Sperren wird die gespeicherte Datei überschrieben; eine unangemerkte Fassung bleibt nicht erhalten. Brauchen Sie das leere Dokument weiter, laden Sie es vorher herunter. In das PDF geschrieben werden nur die Striche — kein Name, kein Datum und kein Zusatz wie „Unterschrieben von …“.

Nicht gesperrte Anmerkungen erscheinen nicht im Download

Solange Anmerkungen nicht gesperrt sind, liegen sie nur sichtbar über dem Dokument. Im heruntergeladenen oder gedruckten PDF fehlen sie. Wer sie im Dokument haben will, sperrt sie vorher.

Berechtigungen und Geräte

Anmerken und Sperren setzen Schreibberechtigung voraus. Mit Leseberechtigung lässt sich das PDF weiterhin ansehen und herunterladen — allerdings ohne die noch nicht gesperrten Anmerkungen; für Lesende werden sie erst sichtbar, nachdem sie gesperrt wurden. Die Aktion Anmerken steht ohne Schreibrecht nicht zur Verfügung.

Anhänge an Verträgen

Deckt ein Wartungsvertrag auch Geräte ab, die Sie nicht sehen dürfen, lassen sich seine Anhänge nicht anmerken und nicht sperren, selbst mit Schreibrecht. IMTrack meldet dann Dieser Anhang gehört zu einem Vertrag, den Sie nicht vollständig sehen — Anmerken nicht möglich. und schaltet die Werkzeuge ab. Ansehen und Herunterladen bleiben möglich.

Bewährt haben sich Chrome am PC sowie ein iPad mit Safari und Apple Pencil; die Mindestversionen stehen unter Unterstützte Browser.

Labels pflegen

Anhänge lassen sich mit Labels kennzeichnen, etwa Lieferschein oder Konformitätserklärung. Klicken Sie in der Kachel auf das Stift-Symbol Labels bearbeiten, wählen Sie im Feld Labels auswählen beliebig viele Einträge aus und bestätigen Sie mit Speichern; Abbrechen verwirft die Änderung. Die vergebenen Labels erscheinen anschliessend als Markierungen unter dem Dateinamen.

Labels steuern zugleich, was im Geräte-Lookup sichtbar ist.

Erzeugte Protokolle

Legen Sie ein Protokoll über Als Anhang ablegen ab — siehe Aktivitäten —, erscheint es hier wie jeder andere Anhang. Welches Label es trägt, bestimmt die Vorlage — der mitgelieferte SECUTEST-Prüfbericht verwendet Wartungsprotokoll; das Label muss in den Stammdaten vorhanden sein, sonst bleibt der Anhang ohne Label.

Dateiname unveränderlich

Der Name eines Anhangs ist der Name der hochgeladenen Datei; er lässt sich in IMTrack nicht ändern, und es gibt kein separates Titel- oder Beschreibungsfeld. Benennen Sie eine Datei deshalb vor dem Hochladen sprechend — oder laden Sie sie unter neuem Namen hoch und löschen Sie die alte Fassung.

Anhang löschen

Das rote Papierkorb-Symbol in der Kachel entfernt einen Anhang. Es folgt die Rückfrage Anhang löschen mit dem Text Möchten Sie diesen Anhang wirklich löschen?; erst Löschen entfernt die Datei endgültig, Abbrechen bricht ab. Ein gelöschter Anhang lässt sich nicht wiederherstellen.

Anhänge folgen ihrem Datensatz

Wird der Datensatz gelöscht, an dem ein Anhang hängt, ist der Anhang nicht mehr abrufbar. Beim Löschen eines Geräts betrifft das auch alle seine Aktivitäten und deren Anhänge, beim Löschen einer Aktivität deren Anhänge. Hängt dieselbe Datei zusätzlich an einem anderen Datensatz — etwa am Gerät, am Modell oder an einem Wartungsvertrag —, bleibt sie dort erhalten. Laden Sie Unterlagen, die Sie behalten wollen, vorher herunter und hängen Sie sie an den Datensatz, an dem sie bleiben sollen.

Sichtbarkeit im Geräte-Lookup

Der Geräte-Lookup ist auch Personen zugänglich, die keine Bearbeitungsrechte am Inventar haben. Dort erscheint der Abschnitt Anleitungen & Anhänge — er zeigt aber nicht alle Anhänge eines Geräts, sondern nur jene, die mit einem dafür freigegebenen Label gekennzeichnet sind. Berücksichtigt werden dabei sowohl die Anhänge des Geräts selbst als auch die seines Modells, sodass eine einmal am Modell hinterlegte Bedienungsanleitung bei jedem Exemplar erscheint.

Welche Labels freigegeben sind, legt die Administration zentral fest. Ist kein Label freigegeben oder trägt kein Anhang eines davon, meldet der Lookup Keine Anleitungen oder Anhänge verfügbar. Im Lookup lassen sich Anhänge ausschliesslich ansehen und herunterladen — Hochladen, Labels und Löschen gibt es dort nicht.

Labels mit Bedacht vergeben

Ein freigegebenes Label macht einen Anhang für einen deutlich grösseren Personenkreis lesbar. Kennzeichnen Sie damit nur Unterlagen, die alle sehen dürfen — keine Dokumente mit Preisen, Vertrags- oder Personendaten.

Berechtigungen

Aktion	Voraussetzung
Anhänge sehen, Vorschau, Herunterladen	Leserecht am Datensatz
Hochladen, Labels bearbeiten	Schreibrecht
PDF-Anhänge anmerken und sperren	Schreibrecht
Löschen	Löschrecht

Ohne Schreibrecht sind Plus-Symbol, Ziehen-und-Ablegen, das Bearbeiten der Labels sowie die Aktion Anmerken nicht verfügbar; der Bereich zeigt bei leerer Liste dann nur Keine Anhänge vorhanden. Ohne Löschrecht ist das Papierkorb-Symbol inaktiv. Welche Rolle welches Recht mitbringt, steht unter Berechtigungen.

Wenn etwas nicht klappt

Meldung	Ursache	Abhilfe
Fehler beim Hochladen	Datei zu gross, Format nicht zugelassen, Datei leer, oder die Verbindung brach ab	Grenzen oben prüfen; sonst über Erneut versuchen wiederholen
Fehler beim Laden der Anhänge	Die Liste konnte nicht abgerufen werden	Seite neu laden; besteht das Problem fort, Administration informieren
Fehler beim Löschen des Anhangs	Löschrecht fehlt, oder der Anhang wurde bereits von jemand anderem entfernt	Seite neu laden und Rechte prüfen
Fehler beim Aktualisieren der Labels	Die Kennzeichnung konnte nicht gespeichert werden	Vorgang wiederholen; bei erneutem Fehlschlag Seite neu laden
Vorschau für diesen Dateityp nicht verfügbar	Das Format kann nicht im Browser dargestellt werden	Datei herunterladen und lokal öffnen
Fehler beim Laden der Vorschau	Der Inhalt konnte nicht geladen werden; in der Seitenvorschau auf Tablet und Smartphone auch: der Browser ist zu alt	Vollbildansicht schliessen und erneut öffnen; Browser aktualisieren (siehe Unterstützte Browser); sonst herunterladen
DOCX-Vorschau fehlgeschlagen. Bitte herunterladen.	Das Dokument liess sich nicht darstellen	Datei herunterladen und lokal öffnen
E-Mail konnte nicht gelesen werden.	Die E-Mail-Datei liess sich nicht auswerten	Datei herunterladen und im E-Mail-Programm öffnen
Das PDF konnte nicht geöffnet werden. beim Anmerken	Das PDF ist beschädigt oder verschlüsselt, oder der Browser ist zu alt	Browser aktualisieren (siehe Unterstützte Browser); sonst Datei herunterladen und lokal öffnen
Das PDF ist verschlüsselt oder beschädigt — Sperren nicht möglich, die Anmerkungen bleiben erhalten.	Das Dokument lässt sich nicht neu schreiben	Anmerken und Speichern funktionieren weiter; für ein Sperren braucht es eine unverschlüsselte, unbeschädigte Fassung der Datei
Der Server ist gerade ausgelastet — bitte in … Sekunden erneut sperren.	Zu viele PDF-Vorgänge gleichzeitig	Kurz warten und erneut sperren; es wurde nichts verändert, Ihre Anmerkungen sind gesichert
Der Vorgang läuft noch — bitte den Anhang prüfen, ob die Anmerkungen übernommen wurden.	Die Antwort blieb aus, der Server arbeitet möglicherweise weiter	Anhangsliste neu laden und die Datei ansehen, bevor Sie erneut sperren

Eine grosse Datei braucht Zeit — solange der Eintrag Wird hochgeladen… zeigt, läuft die Übertragung noch. Schliessen Sie das Detail in dieser Zeit nicht.